Details
Welche Unterstützung erhalte ich? Hintergründe.
Insbesondere kleinere Gesellschaften haben erfahrungsgemäss nicht die Ressourcen, die neuen Meldepflichten gesetzeskonform abzubilden. Aber auch sonst geraten die hier thematisierten Pflichten und Aufgaben erfahrungsgemäss leicht in Vergessenheit.
Die Gesellschaft hat neu zwei Verzeichnisse zu führen, welche inhaltlich in etwa dem schon bisher bekannten Aktienbuch für Namenaktionäre entsprechen. Die Verzeichnisse selber wie auch alle Dokumente, welche im Rahmen der Meldungen, Identifikations- und Registrationshandlungen beigebracht werden bzw. entstehen, sind 10 Jahre nach der Streichung der Person aus dem jeweiligen Register in der Schweiz den gesetzlichen Anforderungen entsprechend aufzubewahren. Ab dem Zeitpunkt der Löschung einer Gesellschaft (nach erfolgter Liquidation) sind die entsprechenden Verzeichnisse inkl. der zugrundeliegenden Belege/Informationen zusammen mit den anderen Geschäftsbüchern wie üblich 10 Jahre aufzubewahren.
U.a. um KMU zu entlasten, hat der Gesetzgeber deshalb die Möglichkeit der Delegation eines Grossteils der neuen Pflichten an einen regulierten Finanzintermediär geschaffen. Dieser verfügt bereits über die nötige Infrastruktur und die für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nötigen internen Prozesse. Zudem ist der VR damit weitestgehend von der hier in Frage stehenden Verantwortlichkeit „befreit“. Er hat die Aktionäre aber entsprechend zu informieren und den Finanzintermediär vor abzuhaltenden Gesellschafterversammlungen in Bezug auf die Teilnahmerechte von Aktionären zu kontaktieren. Der Finanzintermediär wird dem VR/GF eine auf dem aktuellen Stand der Verzeichnisse basierende schriftliche Bestätigung ausstellen.
Nebst der Auslagerung von nicht zum Kerngeschäft gehörenden administrativen Tätigkeiten an den Finanzintermediär und der damit einhergehenden substantiellen Reduktion von Risiken beim VR/GF gibt es noch weitere Argumente, welche für die Delegation an einen Spezialisten sprechen. Ist die Führung der Verzeichnisse inkl. der Identifikation von Gesellschaftern nämlich ausgelagert, so können alle Beteiligten weiterhin von einer gewissen Anonymität profitieren. Denn der Finanzintermediär hat der Gesellschaft nur mitzuteilen, für welche Inhaberaktien die vorgeschriebenen Meldungen erstattet und der Besitz nachgewiesen wurde.